אנשי עסקים רבים מחשיבים את היכולת לנהל נכון את זמנם בעסק כאחת המיומנויות החשובות ביותר בעבודתם, משום שהיא יכולה להיות מה שיהפוך איש עסקים ממוצע ליוצא דופן. היכולת לנהל נכון את הזמן יכולה להגביר פרודוקטיביות, להפחית לחצים ולעזור לכם למצוא את האיזון בין העבודה לחיים האישיים. הצטרפו אלינו וקראו את המלצותיו של יוסי שינובר לניהול זמן נכון, שיסייעו לכם להגיע לתוצאות טובות יותר ויהפכו אתכם לאנשי עסקים מוצלחים יותר.

למה ניהול זמן הוא חשוב?

חשוב קודם כל להבין מדוע ניהול זמן הוא כל כך חיוני. יוסי שינובר מסביר את יתרונותיו של ניהול זמן יעיל:

• הגברת הפרודוקטיביות על ידי הבטחת השלמת משימות בתאריכי יעד מוגדרים מראש.
• הפחתת מתח על ידי הורדת עומס ומשימות בלתי צפויות.
• שיפור קבלת ההחלטות בגלל הפחתת לחצי זמן.
• שיפור האיזון בין העבודה לחיים הפרטיים ופינוי זמן גם למחויבויות אישיות.

תעדוף משימות

אחד השלבים הבסיסיים בניהול זמן הוא להבין מה צריך לעשות ומתי. יוסי שינובר יועץ עסקי מדגיש שהרבה משימות אינן שוות אחת לשנייה, ושכך ניתן לקבוע סדרי עדיפויות:

• דחיפות: קבעו אילו משימות דורשות תשומת לב מיידית. למשימות אלה יש לעיתים קרובות מועדים מתקרבים או שהן קריטיות לפעילות העסקית.
• חשיבות: משימות מסוימות עשויות להיות לא דחופות אך הן קריטיות להצלחה ארוכת טווח. זה יכול להיות תכנון אסטרטגי, הכשרה או בניית מערכות יחסים.
• מאמץ: הגדירו מהו המאמץ הנדרש לכל משימה. שילוב של משימות במאמץ גבוה עם משימות במאמץ נמוך יכול לאזן את עומס העבודה שלכם.

 

 

 

פירוק משימות לחלקים

משימה בעלת חשיבות גבוהה יכולה להרתיע וכך להוביל לדחיינות. יוסי שינובר מסביר שעל ידי פירוק המשימה לחלקים קטנים וקלים יותר לניהול, אתם יכולים להתמודד איתה צעד אחר צעד וכך להפוך אותה למרתיעה פחות. לדוגמה, אם אתם משיקים מוצר חדש, פרקו את התהליך:

• מחקר שוק.
• פיתוח מוצר.
• בדיקות ראשוניות.
• שיווק וקידום.
• השקת המוצר.

על ידי התמקדות בכל שלב בנפרד, אתם מבטיחים שאף חלק של התהליך אינו מתפספס ושכל אחד מקבל את הזמן שמגיע לו.

הימנעות מריבוי משימות

לפעמים נדמה לנו שלעבוד על שני דברים במקביל חוסך זמן, אולם במציאות זה מוביל לעתים קרובות לירידה בפרודוקטיביות. כשאתם מפצלים את תשומת הלב אף אחת מהמשימות לא מקבלת את מלוא הפוקוס שלכם, מה שמוביל לטעויות ולירידה באיכות. במקום זאת התמקדו במשימה אחת בכל פעם והעניקו לה את מלוא תשומת הלב שלכם, ועברו לשלב הבא לאחר שתסיימו. בדרך זו כל משימה נעשית בצורה יעילה יותר ובדיוק רב יותר.

קביעת לוח זמנים ריאלי

לוח זמנים לעבודה יוצר תחושת דחיפות ונקודת סיום ברורה, ועם זאת חשוב מאוד שהוא יהיה מציאותי. קביעת תאריך יעד בלתי ניתן להשגה עלולה להוביל לעבודה לחוצה ומלאת טעויות. לעומת זאת, קביעת תאריך יעד רחוק מדי עלולה להפחית את תחושת הדחיפות ולהוביל לדחיינות. יוסי שינובר ממליץ לשקול את כלל הפעילויות העומדות על הפרק, את המשאבים הזמינים ואת כל המכשולים הפוטנציאליים שעלולים להתעורר.

האצלת סמכויות בעת הצורך

הכירו בכך שאינכם יכולים לעשות הכול בעצמכם. אם יש משימות שאחרים בצוות שלכם יכולים לטפל בהן, הקצו להם אותן. זה יאפשר לכם להתמקד במשימות הדורשות את הכישורים או המומחיות הייחודיים שלכם. בעת האצלת סמכויות ודאו שהאדם מבין את המשימה, את חשיבותה ואת המועד האחרון, כדי להבטיח שהעבודה תתבצע כראוי ובזמן.

לסיכום

היכולת לנהל נכון את הזמן שלכם בעסק היא חיונית, כי היא יכולה להיות מה שיהפוך אותו למצליח ומשגשג בסביבה תחרותית. כאנשי עסקים אתם נדרשים לתמרן בין משימות ותחומי אחריות רבים במקביל, ולכן חשוב לדעת איך לעשות זאת נכון. קבעו סדר עדיפויות למשימות ולוח זמנים הגיוני, פרקו את המשימות לחלקים ואף האצילו סמכויות במידת הצורך, וכך תייעלו את הזמן ואת העבודה שלכם ותגיעו להישגים גבוהים יותר בפחות מאמץ.